Basic and Mandatory Requirements for Compliance, Substance, and EU Regulation for a Dutch BV

Establishing and maintaining a Dutch BV (Besloten Vennootschap) in the Netherlands involves adhering to a comprehensive set of compliance, substance, and EU regulations. These requirements ensure that the company operates legally and benefits from the favorable Dutch tax regime.

This article outlines the essential compliance obligations, substance requirements, and relevant EU regulations for a Dutch BV.

Compliance Requirements for a Dutch BV

Legal Documentation

To ensure legal compliance, a Dutch BV must have the following documents in place:

– Shareholders’ Agreement: Governs the relationship between shareholders and outlines their rights and obligations.
– Employment Contracts: Formal agreements for all employees, which can be in Dutch or English.
– Current-Account Agreements: For managing internal financial transactions.
– Share Purchase Agreements: For the sale and purchase of shares.
– Loan and Financing Agreements: To document any loans or financial arrangements.
– GDPR Compliance Documents: Including a privacy policy, cookie statement, data processing agreement, and data register to comply with EU GDPR regulations.

Administrative and Tax Compliance

– Registering as an Employer: Necessary for companies employing staff.
– Salary Administration: Proper management of employee salaries and related taxes.
– G-Account: A blocked account for paying taxes and social security contributions.
– Bookkeeping: Must be conducted in the Netherlands, ensuring all financial records are accurate and up-to-date.
– Tax Obligations: The company must comply with all Dutch tax laws, including corporate income tax, VAT, and other applicable taxes.

Substance Requirements

Substance requirements are crucial for a Dutch BV to be recognized as a tax resident and to benefit from Dutch tax treaties and EU directives. The key substance requirements include:

– Board Composition: At least 50% of the board members must be Dutch tax residents, and they must have equal decision-making powers compared to non-resident directors.
– Board Meetings: Important decisions must be made in the Netherlands during physical board meetings. This ensures that the company is effectively managed from within the country.
– Local Presence: The company must have a registered address in the Netherlands and control its main bank account from within the country. Additionally, it should have adequate personnel to perform its activities.
– Economic Substance: For intermediary companies, there must be local payroll expenses of at least EUR 100,000 and a local office available for at least two years.
– Equity Requirements: For companies involved in financing activities, the minimum equity should be at least 1% of the loan amount, with a maximum of EUR 2,000,000.

EU Regulations

GDPR Compliance

The General Data Protection Regulation (GDPR) is a critical EU regulation that affects all companies processing personal data. A Dutch BV must:

– Implement a privacy policy and cookie statement.
– Have a data processing agreement with any third parties handling personal data.
– Maintain a data register documenting all data processing activities.

Anti-Abuse Measures

The Netherlands has implemented various anti-abuse measures in line with OECD BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) guidelines and EU directives.

These measures aim to prevent tax avoidance and ensure that companies have real economic activities in the Netherlands.

Key aspects include:

– Advance Pricing Agreements (APA) and Advance Tax Rulings (ATR): These can only be obtained if the company meets the substance requirements.
– Information Exchange: If a company does not meet the substance requirements, it must report this in its corporate income tax return, and information will be exchanged with other jurisdictions.

Conclusion

Compliance with Dutch and EU regulations is essential for the successful operation of a Dutch BV.

By ensuring that all legal documents are in place, meeting substance requirements, and adhering to GDPR and anti-abuse measures, a Dutch BV can benefit from the favorable Dutch tax regime and avoid potential legal and financial pitfalls.

Stabilire e mantenere una BV olandese (Besloten Vennootschap) nei Paesi Bassi comporta l’adesione a un insieme completo di norme di conformità, requisiti di sostanza e regolamenti dell’UE.

Questi requisiti garantiscono che l’azienda operi legalmente e benefici del favorevole regime fiscale olandese.

Questo articolo delinea gli obblighi essenziali di conformità, i requisiti di sostanza e i regolamenti UE pertinenti per una BV olandese.

Requisiti di conformità per una BV olandese

Documentazione legale

Per garantire la conformità legale, una BV olandese deve avere la seguente documentazione in vigore:

– Accordo tra azionisti: disciplina i rapporti tra gli azionisti e delinea i loro diritti e obblighi.
– Contratti di lavoro: accordi formali per tutti i dipendenti, che possono essere in olandese o in inglese.
– Accordi sui conti correnti: per la gestione delle transazioni finanziarie interne.
– Accordi di compravendita di azioni: per la vendita e l’acquisto di azioni.
– Accordi di prestito e finanziamento: per documentare eventuali prestiti o accordi finanziari.
– Documenti di conformità al GDPR: inclusi un’informativa sulla privacy, un’informativa sui cookie, un accordo sul trattamento dei dati e un registro dei dati per conformarsi ai regolamenti GDPR dell’UE.

Conformità amministrativa e fiscale

– Registrazione come datore di lavoro: necessaria per le aziende che impiegano personale.
– Amministrazione degli stipendi: corretta gestione degli stipendi dei dipendenti e delle relative tasse.
– Conto G: un conto bloccato per il pagamento di tasse e contributi previdenziali.
– Contabilità: deve essere condotta nei Paesi Bassi, garantendo che tutti i registri finanziari siano accurati e aggiornati.
– Obblighi fiscali: l’azienda deve rispettare tutte le leggi fiscali olandesi, incluse l’imposta sul reddito delle società, l’IVA e altre tasse applicabili.

Requisiti di sostanza

I requisiti di sostanza sono cruciali affinché una BV olandese sia riconosciuta come residente fiscale e possa beneficiare dei trattati fiscali olandesi e delle direttive UE. I principali requisiti di sostanza includono:

– Composizione del consiglio: almeno il 50% dei membri del consiglio deve essere residente fiscale nei Paesi Bassi e deve avere pari poteri decisionali rispetto agli amministratori non residenti.
– Riunioni del consiglio: le decisioni importanti devono essere prese nei Paesi Bassi durante riunioni fisiche del consiglio. Ciò garantisce che l’azienda sia effettivamente gestita dall’interno del paese.
– Presenza locale: l’azienda deve avere un indirizzo registrato nei Paesi Bassi e controllare il suo conto bancario principale dall’interno del paese. Inoltre, dovrebbe avere personale adeguato per svolgere le sue attività.
– Sostanza economica: per le società intermediarie, devono esserci spese per il personale locale di almeno 100.000 euro e un ufficio locale disponibile per almeno due anni.
– Requisiti di capitale: per le società coinvolte in attività di finanziamento, il capitale minimo dovrebbe essere almeno l’1% dell’importo del prestito, con un massimo di 2.000.000 euro.

Regolamenti UE

Conformità al GDPR

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è un regolamento fondamentale dell’UE che riguarda tutte le aziende che trattano dati personali.

Una BV olandese deve:

– Implementare un’informativa sulla privacy e un’informativa sui cookie.
– Avere un accordo sul trattamento dei dati con eventuali terze parti che gestiscono dati personali.
– Mantenere un registro dei dati che documenti tutte le attività di trattamento dei dati.

Misure anti-abuso

I Paesi Bassi hanno implementato varie misure anti-abuso in linea con le linee guida OCSE sul BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) e le direttive UE. Queste misure mirano a prevenire l’evasione fiscale e garantire che le aziende abbiano reali attività economiche nei Paesi Bassi.

Gli aspetti chiave includono:

– Accordi preventivi sui prezzi di trasferimento (APA) e decisioni fiscali preventive (ATR): questi possono essere ottenuti solo se l’azienda soddisfa i requisiti di sostanza.
– Scambio di informazioni: se un’azienda non soddisfa i requisiti di sostanza, deve segnalarlo nella sua dichiarazione dei redditi societari e le informazioni saranno scambiate con altre giurisdizioni.

Conclusione

La conformità alle normative olandesi e dell’UE è essenziale per il corretto funzionamento di una BV olandese.

Garantendo che tutta la documentazione legale sia in vigore, soddisfacendo i requisiti di sostanza e aderendo al GDPR e alle misure anti-abuso, una BV olandese può beneficiare del favorevole regime fiscale olandese ed evitare potenziali problemi legali e finanziari.

Het opzetten en onderhouden van een Nederlandse BV (Besloten Vennootschap) in Nederland houdt in dat men zich moet houden aan een uitgebreid pakket van compliance-, substance- en EU-regelgeving.

Deze vereisten zorgen ervoor dat het bedrijf legaal opereert en profiteert van het gunstige Nederlandse belastingregime.

Dit artikel schetst de essentiële nalevingsverplichtingen, substance-eisen en relevante EU-regelgeving voor een Nederlandse BV.

Nalevingsverplichtingen voor een Nederlandse BV

Juridische documentatie

Om juridische naleving te garanderen, moet een Nederlandse BV de volgende documenten hebben:

– Aandeelhoudersovereenkomst: regelt de relatie tussen aandeelhouders en omschrijft hun rechten en plichten.
– Arbeidsovereenkomsten: formele overeenkomsten voor alle werknemers, die in het Nederlands of Engels kunnen zijn.
– Rekening-courantovereenkomsten: voor het beheren van interne financiële transacties.
– Aandelenkoopovereenkomsten: voor de verkoop en aankoop van aandelen.
– Leningen- en financieringsovereenkomsten: om eventuele leningen of financieringsregelingen vast te leggen.
– GDPR-nalevingsdocumenten: inclusief een privacybeleid, cookieverklaring, verwerkersovereenkomst en gegevensregister om te voldoen aan de EU GDPR-regelgeving.

Administratieve en fiscale naleving

– Registratie als werkgever: noodzakelijk voor bedrijven die personeel in dienst hebben.
– Salarisbeheer: correct beheer van werknemersalarissen en gerelateerde belastingen.
– G-rekening: een geblokkeerde rekening voor het betalen van belastingen en sociale premies.
– Boekhouding: moet in Nederland worden gevoerd, waarbij alle financiële administratie accuraat en up-to-date is.
– Fiscale verplichtingen: het bedrijf moet voldoen aan alle Nederlandse belastingwetten, inclusief vennootschapsbelasting, BTW en andere toepasselijke belastingen.

Substance-eisen

Substance-eisen zijn cruciaal voor een Nederlandse BV om te worden erkend als fiscaal inwoner en om te profiteren van Nederlandse belastingverdragen en EU-richtlijnen. De belangrijkste substance-eisen zijn:

– Samenstelling raad van bestuur: minstens 50% van de bestuurders moet Nederlands belastingplichtige zijn, en zij moeten gelijke beslissingsbevoegdheid hebben in vergelijking met niet-ingezeten bestuurders.
– Bestuursvergaderingen: belangrijke beslissingen moeten in Nederland worden genomen tijdens fysieke bestuursvergaderingen. Dit zorgt ervoor dat het bedrijf effectief vanuit het land wordt bestuurd.
– Lokale aanwezigheid: het bedrijf moet een geregistreerd adres in Nederland hebben en zijn hoofdbankrekening vanuit het land beheren. Daarnaast moet het over voldoende personeel beschikken om zijn activiteiten uit te voeren.
– Economische substance: voor tussenhoudsters moeten er lokale personeelskosten van minimaal € 100.000 zijn en een lokaal kantoor beschikbaar voor minstens twee jaar.
– Vermogensvereisten: voor bedrijven die actief zijn in financieringsactiviteiten, moet het minimumvermogen minimaal 1% van het leningbedrag zijn, met een maximum van € 2.000.000.

EU-regelgeving

GDPR-naleving

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) is een cruciale EU-verordening die van toepassing is op alle bedrijven die persoonsgegevens verwerken.

Een Nederlandse BV moet:

– Een privacybeleid en cookieverklaring implementeren.
– Een verwerkersovereenkomst hebben met eventuele derde partijen die persoonsgegevens verwerken.
– Een gegevensregister bijhouden met documentatie van alle gegevensverwerking.

Anti-misbruikmaatregelen

Nederland heeft verschillende anti-misbruikmaatregelen geïmplementeerd in lijn met de OESO BEPS (Base Erosion and Profit Shifting) richtlijnen en EU-richtlijnen.

Deze maatregelen zijn bedoeld om belastingontwijking tegen te gaan en ervoor te zorgen dat bedrijven reële economische activiteiten in Nederland hebben.

Belangrijke aspecten zijn:

– Voorafgaande prijsafspraken (APA) en voorafgaande fiscale verklaringen (ATR): deze kunnen alleen worden verkregen als het bedrijf aan de substance-eisen voldoet.
– Informatie-uitwisseling: als een bedrijf niet aan de substance-eisen voldoet, moet het dit melden in de aangifte vennootschapsbelasting, en de informatie zal worden uitgewisseld met andere jurisdicties.

Conclusie

Naleving van de Nederlandse en EU-regelgeving is essentieel voor een succesvolle bedrijfsvoering van een Nederlandse BV.

Door ervoor te zorgen dat alle juridische documenten aanwezig zijn, te voldoen aan de substance-eisen en de GDPR en anti-misbruikmaatregelen na te leven, kan een Nederlandse BV profiteren van het gunstige Nederlandse belastingregime en mogelijke juridische en financiële valkuilen vermijden.