Proving Substance for International Tax Treaties: Dutch Holding Companies as Service Companies

In the Netherlands, holding companies are often considered service companies, especially when their activities predominantly involve financial transactions such as receiving and paying interest, royalties, rent, or lease installments.

To benefit from international tax treaties and avoid anti-abuse measures, these companies must meet specific substance requirements. This article outlines the necessary steps and criteria to prove that a Dutch holding company has sufficient substance for international tax treaty purposes.

Understanding Substance Requirements

Substance requirements are designed to ensure that companies claiming tax benefits in the Netherlands have a real economic presence in the country. These requirements help prevent the misuse of favorable tax treaties and ensure compliance with international standards, such as the OECD’s Base Erosion and Profit Shifting (BEPS) measures.

Key Substance Requirements

To prove substance, a Dutch holding company must meet several criteria, which can be broadly categorized into governance, operational, and financial requirements:

Governance Requirements

1. Board Composition: At least half of the statutory (executive) board members must be residents of the Netherlands. These directors should have sufficient professional knowledge to perform their duties effectively, including decision-making and transaction oversight[.

2. Decision-Making: The most important board decisions must be made in the Netherlands. This ensures that the company’s strategic and operational decisions are genuinely taken within the country.

Operational Requirements

1. Office Space: The company must have office space available in the Netherlands for at least 24 months. This office should be equipped with the usual facilities for performing the company’s activities, and the work should be conducted at this location.

2. Personnel: The company must have qualified personnel for the adequate execution and registration of its transactions. This can include hiring employees or outsourcing to third parties within the Netherlands.

3. Bank Accounts and Administration: The principal bank accounts and the administration of the company must be maintained in the Netherlands. This includes bookkeeping and financial records.

Financial Requirements

1. Wage Costs: The company must have more than EUR 100,000 in wage costs for its activities in the Netherlands. This amount may need to be adjusted based on the country of residence factor.

2. Equity and Risk: The company must have an adequate capital base relative to the functions performed and the risks assumed. For companies involved in financial transactions, this typically means having equity of at least 1% of the loan amount, with a maximum of EUR 2,000,000.

Compliance and Reporting

Meeting these substance requirements is crucial for obtaining tax benefits under international treaties. Companies must report their compliance with these requirements in their corporate income tax returns. If a company does not meet the substance requirements, it must inform the Dutch tax authorities and provide detailed information on the specific requirements not met. This information will be exchanged with the tax authorities of the relevant countries, potentially affecting the company’s eligibility for tax treaty benefits.

Conclusion

For Dutch holding companies to benefit from international tax treaties, proving sufficient substance is essential. By meeting the governance, operational, and financial requirements outlined above, companies can demonstrate their genuine economic presence in the Netherlands and comply with international tax standards. Ensuring compliance with these substance requirements not only helps in obtaining tax benefits but also mitigates the risk of being subject to anti-abuse measures and spontaneous information exchange with other countries.

Nei Paesi Bassi, le società holding sono spesso considerate società di servizi, specialmente quando le loro attività riguardano prevalentemente transazioni finanziarie come la ricezione e il pagamento di interessi, royalties, affitti o canoni di leasing.

Per beneficiare dei trattati fiscali internazionali ed evitare misure anti-abuso, queste società devono soddisfare specifici requisiti di sostanza. Questo articolo delinea i passaggi necessari e i criteri per dimostrare che una holding olandese abbia una sostanza sufficiente ai fini dei trattati fiscali internazionali.

Comprendere i requisiti di sostanza

I requisiti di sostanza sono progettati per garantire che le società che richiedono benefici fiscali nei Paesi Bassi abbiano una reale presenza economica nel paese.

Questi requisiti aiutano a prevenire l’uso improprio di trattati fiscali favorevoli e assicurano la conformità con gli standard internazionali, come le misure dell’OCSE sul contrasto all’erosione della base imponibile e al trasferimento degli utili (BEPS).

Principali requisiti di sostanza

Per dimostrare la sostanza, una holding olandese deve soddisfare diversi criteri, che possono essere ampiamente categorizzati in requisiti di governance, operativi e finanziari:

Requisiti di governance

1. Composizione del consiglio: Almeno la metà dei membri del consiglio statutario (esecutivo) deve essere residente nei Paesi Bassi. Questi amministratori dovrebbero avere sufficienti conoscenze professionali per svolgere efficacemente i loro compiti, inclusa la presa di decisioni e la supervisione delle transazioni.

2. Processo decisionale: Le decisioni più importanti del consiglio devono essere prese nei Paesi Bassi. Ciò garantisce che le decisioni strategiche e operative della società siano effettivamente prese all’interno del paese.

Requisiti operativi

1. Spazio ufficio: La società deve avere a disposizione uno spazio ufficio nei Paesi Bassi per almeno 24 mesi. Questo ufficio dovrebbe essere attrezzato con le normali strutture per svolgere le attività della società, e il lavoro dovrebbe essere svolto in questa sede.

2. Personale: La società deve avere personale qualificato per l’adeguata esecuzione e registrazione delle sue transazioni. Ciò può includere l’assunzione di dipendenti o l’esternalizzazione a terzi all’interno dei Paesi Bassi.

3. Conti bancari e amministrazione: I conti bancari principali e l’amministrazione della società devono essere gestiti nei Paesi Bassi. Ciò include la contabilità e le registrazioni finanziarie.

Requisiti finanziari

1. Costi del personale: La società deve avere più di 100.000 euro di costi del personale per le sue attività nei Paesi Bassi. Questo importo potrebbe dover essere adeguato in base al fattore del paese di residenza.

2. Patrimonio netto e rischio: La società deve avere un’adeguata base di capitale in relazione alle funzioni svolte e ai rischi assunti. Per le società coinvolte in transazioni finanziarie, questo di solito significa avere un patrimonio netto pari ad almeno l’1% dell’importo del prestito, con un massimo di 2.000.000 euro.

Conformità e rendicontazione

Soddisfare questi requisiti di sostanza è cruciale per ottenere benefici fiscali ai sensi dei trattati internazionali.

Le società devono segnalare la loro conformità a questi requisiti nelle loro dichiarazioni dei redditi societari. Se una società non soddisfa i requisiti di sostanza, deve informare le autorità fiscali olandesi e fornire informazioni dettagliate sui requisiti specifici non soddisfatti.

Queste informazioni saranno scambiate con le autorità fiscali dei paesi interessati, influenzando potenzialmente l’idoneità della società ai benefici del trattato fiscale.

Conclusione

Per le holding olandesi beneficiare dei trattati fiscali internazionali, dimostrare una sostanza sufficiente è essenziale.

Soddisfacendo i requisiti di governance, operativi e finanziari delineati sopra, le società possono dimostrare la loro genuina presenza economica nei Paesi Bassi e conformarsi agli standard fiscali internazionali.

Garantire la conformità a questi requisiti di sostanza non solo aiuta ad ottenere benefici fiscali, ma attenua anche il rischio di essere soggetti a misure anti-abuso e allo scambio spontaneo di informazioni con altri paesi.

In Nederland worden holdingmaatschappijen vaak beschouwd als dienstverleningsbedrijven, vooral wanneer hun activiteiten voornamelijk bestaan uit financiële transacties zoals het ontvangen en betalen van rente, royalty’s, huur of leasetermijnen.

Om te kunnen profiteren van internationale belastingverdragen en misbruikmaatregelen te voorkomen, moeten deze bedrijven voldoen aan specifieke substance-eisen.

Dit artikel schetst de nodige stappen en criteria om aan te tonen dat een Nederlandse holdingmaatschappij voldoende substance heeft voor de toepassing van internationale belastingverdragen.

Begrip van substance-eisen

Substance-eisen zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat bedrijven die aanspraak maken op belastingvoordelen in Nederland een reële economische aanwezigheid in het land hebben.

Deze eisen helpen misbruik van gunstige belastingverdragen te voorkomen en zorgen voor naleving van internationale normen, zoals de maatregelen van de OESO inzake Base Erosion and Profit Shifting (BEPS).

Belangrijke substance-eisen

Om substance aan te tonen, moet een Nederlandse holdingmaatschappij aan verschillende criteria voldoen, die grofweg kunnen worden onderverdeeld in governance-, operationele en financiële eisen:

Governance-eisen

1. Samenstelling bestuur: Ten minste de helft van de statutaire (uitvoerende) bestuurders moet woonachtig zijn in Nederland. Deze bestuurders moeten over voldoende professionele kennis beschikken om hun taken effectief uit te voeren, inclusief besluitvorming en toezicht op transacties.

2. Besluitvorming: De belangrijkste bestuursbesluiten moeten in Nederland worden genomen. Dit zorgt ervoor dat de strategische en operationele beslissingen van het bedrijf daadwerkelijk binnen het land worden genomen.

Operationele eisen

1. Kantoorruimte: Het bedrijf moet minimaal 24 maanden beschikken over kantoorruimte in Nederland. Deze kantoorruimte moet zijn uitgerust met de gebruikelijke faciliteiten voor de uitvoering van de activiteiten van het bedrijf, en het werk moet op deze locatie worden uitgevoerd.

2. Personeel: Het bedrijf moet beschikken over gekwalificeerd personeel voor de adequate uitvoering en registratie van zijn transacties. Dit kan inhouden dat werknemers in dienst worden genomen of dat wordt uitbesteed aan derde partijen in Nederland.

3. Bankrekeningen en administratie: De belangrijkste bankrekeningen en de administratie van het bedrijf moeten in Nederland worden bijgehouden. Dit omvat de boekhouding en financiële administratie.

Financiële eisen

1. Loonkosten: Het bedrijf moet meer dan € 100.000 aan loonkosten hebben voor zijn activiteiten in Nederland. Dit bedrag kan mogelijk moeten worden aangepast op basis van de woonfactorregeling.

2. Eigen vermogen en risico: Het bedrijf moet over een toereikende vermogensbasis beschikken in verhouding tot de uitgevoerde functies en de aangenomen risico’s. Voor bedrijven die betrokken zijn bij financiële transacties betekent dit doorgaans dat ze een eigen vermogen moeten hebben van ten minste 1% van het leningbedrag, met een maximum van € 2.000.000.

Naleving en rapportage

Het voldoen aan deze substance-eisen is cruciaal voor het verkrijgen van belastingvoordelen op grond van internationale verdragen.

Bedrijven moeten in hun vennootschapsbelastingaangifte rapporteren dat zij aan deze eisen voldoen. Als een bedrijf niet aan de substance-eisen voldoet, moet het de Nederlandse belastingdienst hierover informeren en gedetailleerde informatie verstrekken over de specifieke eisen waaraan niet is voldaan.

Deze informatie zal worden uitgewisseld met de belastingdiensten van de relevante landen, wat mogelijk gevolgen kan hebben voor de aanspraak van het bedrijf op voordelen uit belastingverdragen.

Conclusie

Voor Nederlandse holdingmaatschappijen is het essentieel om voldoende substance aan te tonen om te kunnen profiteren van internationale belastingverdragen.

Door te voldoen aan de governance-, operationele en financiële eisen zoals hierboven geschetst, kunnen bedrijven aantonen dat zij een reële economische aanwezigheid in Nederland hebben en voldoen aan internationale fiscale normen.

Door te voldoen aan deze substance-eisen wordt niet alleen het verkrijgen van belastingvoordelen vergemakkelijkt, maar wordt ook het risico beperkt om te maken te krijgen met misbruikmaatregelen en spontane informatie-uitwisseling met andere landen.