The European eInvoice Standard: Ensuring Compliance and Streamlining Cross-Border Transactions

The European Union has taken a significant step towards digitalization and harmonization of invoicing processes with the introduction of the European eInvoice standard, also known as EN 16931. This standard aims to facilitate cross-border transactions and ensure compliance with various regulations across the EU member states.

What is the European eInvoice Standard?

The European eInvoice standard (EN 16931) is a set of guidelines and specifications developed by the European Committee for Standardization (CEN) to promote the adoption of electronic invoicing within the EU. It defines a common semantic data model and business rules for the exchange of electronic invoices, ensuring that the information is structured, machine-readable, and can be automatically processed by accounting systems without manual intervention.

The standard specifies two widely accepted XML-based syntaxes for eInvoices: the Universal Business Language (UBL) 2.1 Invoice message and the UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) message. This allows sellers to create eInvoices that can be seamlessly integrated into the buyers’ systems, regardless of the software or platforms used.

How Does the European eInvoice Standard Work?

The European eInvoice standard addresses several key aspects of electronic invoicing:

1. Semantic Data Model: The standard defines a core invoice data model that includes commonly used information in invoices, such as amounts, dates, and references. This ensures a consistent understanding of the invoice content between the buyer and seller.

2. Compliance Validation: To ensure adherence to the standard, a set of technical validation artifacts have been created. These enable sellers to test their eInvoices against the standard during development and operation, ensuring compliance before sending them to buyers.

3. Transmission: The standard does not dictate a specific method for transmitting eInvoices. Instead, it allows for various transmission options, such as direct integration with the buyer’s system or through dedicated eInvoicing service providers.

Why is the European eInvoice Standard Important for Compliance?

Compliance with the European eInvoice standard is crucial for several reasons:

1. Legal Requirements: The EU Directive 2014/55/EU mandates that all public administrations within the EU must be capable of receiving and processing electronic invoices that comply with the European standard by April 2019. Failure to comply with this directive can result in legal consequences.

2. Cross-Border Transactions: By adhering to a common standard, businesses can seamlessly exchange eInvoices with customers and suppliers across the EU, facilitating cross-border trade and reducing the need for manual interventions or conversions.

3. Tax Compliance: Many EU countries are implementing mandatory eInvoicing requirements for tax compliance purposes. Adopting the European standard ensures that businesses meet these country-specific mandates and avoid potential penalties or fines.

4. Operational Efficiency: Standardized eInvoices can be automatically processed by accounting systems, reducing manual data entry, minimizing errors, and streamlining invoicing processes, leading to significant cost savings and improved operational efficiency.

As the EU continues to push its digital agenda and initiatives like the “VAT in the Digital Age” (ViDA), the importance of the European eInvoice standard is expected to grow further, making it an essential component for businesses operating within the EU or engaging in cross-border transactions.

L’Unione Europea ha compiuto un passo significativo verso la digitalizzazione e l’armonizzazione dei processi di fatturazione con l’introduzione dello standard europeo per la fattura elettronica, noto anche come EN 16931.

Questo standard mira a facilitare le transazioni transfrontaliere e garantire la conformità con le varie normative tra gli Stati membri dell’UE.

Cos’è lo standard europeo per la fattura elettronica?

Lo standard europeo per la fattura elettronica (EN 16931) è un insieme di linee guida e specifiche sviluppate dal Comitato Europeo di Normazione (CEN) per promuovere l’adozione della fatturazione elettronica all’interno dell’UE.

Definisce un modello di dati semantici comune e regole aziendali per lo scambio di fatture elettroniche, garantendo che le informazioni siano strutturate, leggibili da macchine e possano essere elaborate automaticamente dai sistemi contabili senza interventi manuali.

Lo standard specifica due sintassi ampiamente accettate basate su XML per le fatture elettroniche: il messaggio Universal Business Language (UBL) 2.1 Invoice e il messaggio UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Ciò consente ai venditori di creare fatture elettroniche che possono essere integrate senza problemi nei sistemi degli acquirenti, indipendentemente dal software o dalle piattaforme utilizzate.

Come funziona lo standard europeo per la fattura elettronica?

Lo standard europeo per la fattura elettronica affronta diversi aspetti chiave della fatturazione elettronica:

1. Modello di dati semantici: Lo standard definisce un modello di dati di fattura principale che include informazioni comunemente utilizzate nelle fatture, come importi, date e riferimenti. Ciò garantisce una comprensione coerente del contenuto della fattura tra acquirente e venditore.

2. Validazione della conformità: Per garantire l’adesione allo standard, è stato creato un set di artefatti di validazione tecnica. Questi consentono ai venditori di testare le loro fatture elettroniche rispetto allo standard durante lo sviluppo e l’operatività, assicurando la conformità prima di inviarle agli acquirenti.

3. Trasmissione: Lo standard non impone un metodo specifico per la trasmissione delle fatture elettroniche. Invece, consente diverse opzioni di trasmissione, come l’integrazione diretta con il sistema dell’acquirente o attraverso fornitori di servizi di fatturazione elettronica dedicati.

Perché lo standard europeo per la fattura elettronica è importante per la conformità?

La conformità allo standard europeo per la fattura elettronica è cruciale per diverse ragioni:

1. Requisiti legali: La direttiva UE 2014/55/UE impone che tutte le amministrazioni pubbliche all’interno dell’UE siano in grado di ricevere ed elaborare fatture elettroniche conformi allo standard europeo entro aprile 2019. La mancata conformità a questa direttiva può comportare conseguenze legali.

2. Transazioni transfrontaliere: Aderendo a uno standard comune, le aziende possono scambiare senza problemi fatture elettroniche con clienti e fornitori in tutta l’UE, facilitando il commercio transfrontaliero e riducendo la necessità di interventi manuali o conversioni.

3. Conformità fiscale: Molti paesi dell’UE stanno implementando requisiti obbligatori di fatturazione elettronica per scopi di conformità fiscale. Adottare lo standard europeo garantisce che le aziende soddisfino questi mandati specifici per paese ed evitino potenziali sanzioni o multe.

4. Efficienza operativa: Le fatture elettroniche standardizzate possono essere elaborate automaticamente dai sistemi contabili, riducendo l’inserimento manuale dei dati, minimizzando gli errori e razionalizzando i processi di fatturazione, portando a significativi risparmi di costi e a una migliore efficienza operativa.

Mentre l’UE continua a spingere la sua agenda digitale e iniziative come “L’IVA nell’era digitale” (ViDA), l’importanza dello standard europeo per la fattura elettronica dovrebbe crescere ulteriormente, rendendolo un componente essenziale per le aziende che operano all’interno dell’UE o che si impegnano in transazioni transfrontaliere.

De Europese Unie heeft een belangrijke stap gezet naar digitalisering en harmonisatie van factureringsprocessen met de introductie van de Europese e-factuurstandaard, ook bekend als EN 16931.

Deze standaard is bedoeld om grensoverschrijdende transacties te vergemakkelijken en naleving van verschillende regelgevingen in de EU-lidstaten te waarborgen.

Wat is de Europese e-factuurstandaard?

De Europese e-factuurstandaard (EN 16931) is een reeks richtlijnen en specificaties die zijn ontwikkeld door het Europees Comité voor Normalisatie (CEN) om de acceptatie van elektronische facturering binnen de EU te bevorderen.

Het definieert een gemeenschappelijk semantisch gegevensmodel en bedrijfsregels voor de uitwisseling van elektronische facturen, om ervoor te zorgen dat de informatie gestructureerd, machine-leesbaar en automatisch kan worden verwerkt door boekhoudkundige systemen zonder handmatige tussenkomst.

De standaard specificeert twee breed geaccepteerde XML-gebaseerde syntaxen voor e-facturen: het Universal Business Language (UBL) 2.1 Invoice-bericht en het UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)-bericht.

Dit stelt verkopers in staat om e-facturen te creëren die naadloos kunnen worden geïntegreerd in de systemen van kopers, ongeacht de gebruikte software of platforms.

Hoe werkt de Europese e-factuurstandaard?

De Europese e-factuurstandaard behandelt verschillende belangrijke aspecten van elektronische facturering:

1. Semantisch gegevensmodel: De standaard definieert een kernfactuurgegevensmodel met veelgebruikte informatie op facturen, zoals bedragen, data en referenties. Dit zorgt voor een consistent begrip van de factuursinhoud tussen koper en verkoper.

2. Nalevingsvalidatie: Om naleving van de standaard te waarborgen, is een reeks technische validatie-artefacten gecreëerd. Deze stellen verkopers in staat om hun e-facturen te testen op conformiteit met de standaard tijdens ontwikkeling en operatie, zodat ze compliant zijn voordat ze naar kopers worden verzonden.

3. Transmissie: De standaard dicteert geen specifieke methode voor het verzenden van e-facturen. In plaats daarvan staat het verschillende transmissieopties toe, zoals directe integratie met het systeem van de koper of via speciale e-factuurdienstverleners.

Waarom is de Europese e-factuurstandaard belangrijk voor naleving?

Naleving van de Europese e-factuurstandaard is om verschillende redenen cruciaal:

1. Wettelijke vereisten: De EU-richtlijn 2014/55/EU verplicht dat alle overheidsinstanties binnen de EU vanaf april 2019 in staat moeten zijn om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken die voldoen aan de Europese standaard. Niet-naleving van deze richtlijn kan leiden tot juridische consequenties.

2. Grensoverschrijdende transacties: Door zich te houden aan een gemeenschappelijke standaard, kunnen bedrijven naadloos e-facturen uitwisselen met klanten en leveranciers in de hele EU, wat de grensoverschrijdende handel vergemakkelijkt en de noodzaak voor handmatige interventies of conversies vermindert.

3. Belastingnaleving: Veel EU-landen implementeren verplichte e-facturering voor belastingnaleving. Het aannemen van de Europese standaard zorgt ervoor dat bedrijven voldoen aan deze landspecifieke mandaten en potentiële boetes of sancties vermijden.

4. Operationele efficiëntie: Gestandaardiseerde e-facturen kunnen automatisch worden verwerkt door boekhoudkundige systemen, wat handmatige gegevensinvoer vermindert, fouten minimaliseert en factureringsprocessen stroomlijnt, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen en verbeterde operationele efficiëntie.

Naarmate de EU haar digitale agenda en initiatieven zoals “VAT in the Digital Age” (ViDA) verder uitbouwt, wordt het belang van de Europese e-factuurstandaard naar verwachting groter. Het wordt een essentieel onderdeel voor bedrijven die actief zijn binnen de EU of betrokken zijn bij grensoverschrijdende transacties.