Handling and Taxation of Royalties from Subsidiary Companies in the Netherlands and Abroad

The Netherlands has established itself as a favorable jurisdiction for multinational corporations due to its robust tax regime and extensive network of tax treaties. One of the critical aspects of this regime is the handling and taxation of royalties, especially those paid to and from subsidiary companies.

This article provides a detailed overview of how royalties are managed and taxed in the Netherlands, both domestically and internationally, and outlines the necessary documentation to prove the provenance and effectiveness of these transactions.

Taxation of Royalties in the Netherlands

Domestic Royalties

Royalties paid by Dutch companies to other Dutch entities are generally not subject to withholding tax. However, the income received as royalties is subject to corporate income tax at the standard rates, which are 19% on taxable profits up to €200,000 and 25.8% for taxable profits exceeding €200,000 as of 2024.

International Royalties

From 1 January 2021, the Netherlands introduced a withholding tax on interest and royalty payments to low-tax jurisdictions and in abusive situations. This withholding tax is aimed at countering aggressive tax planning and ensuring fair taxation.

Key Features of the Withholding Tax

– Rate: The withholding tax rate is set at 21.7%, aligning with the headline corporate income tax rate[1]. However, this rate can be reduced based on applicable tax treaties.
– Scope: The tax applies to intra-group interest and royalty payments made to affiliated companies in low-tax jurisdictions or jurisdictions listed as non-cooperative by the EU.
– Low-Tax Jurisdictions: These are defined as jurisdictions with a statutory corporate tax rate of less than 9% or those included on the EU list of non-cooperative jurisdictions. The list is updated annually.
– Anti-Abuse Rules: Specific anti-abuse rules apply to prevent artificial transactions or structures designed to avoid the withholding tax. Transactions lacking economic reality or business motives are scrutinized.

Documentation Requirements

To ensure compliance and substantiate the legitimacy of royalty payments, Dutch companies must maintain comprehensive documentation. The following documents are typically required:

Proof of Provenance

1. Royalty Agreements: Detailed contracts outlining the terms, conditions, and nature of the royalty payments.
2. Invoices and Payment Records: Documentation of the actual payments made, including dates, amounts, and recipient details.
3. Transfer Pricing Documentation: Evidence that the royalty payments are at arm’s length, in line with the OECD Transfer Pricing Guidelines.

Proof of Effectiveness

1. Substance Requirements: For intra-group financing and licensing companies, additional substance requirements must be met. These include:
– An annual salary cost of at least €100,000 related to the financing and/or licensing activities.
– Availability of office space for at least 24 months, which must be actively used in the company’s operations.
2. Economic Activity Proof: Documentation demonstrating that the company performs real economic activities, such as business plans, operational records, and staff employment contracts.
3. Tax Residency Certificates: Certificates proving the tax residency of the recipient company, especially if the recipient is in a jurisdiction with which the Netherlands has a tax treaty.

Compliance and Reporting

The payor of the royalties acts as the withholding tax agent and is responsible for withholding the tax at the time of payment or when the royalties are deemed to have been paid (e.g., 31 December for accrued royalties). Non-compliance can result in administrative penalties.

Conclusion

The Netherlands offers a structured and transparent regime for the handling and taxation of royalties, both domestically and internationally. By adhering to the outlined documentation requirements and understanding the applicable tax rates and anti-abuse rules, companies can effectively manage their tax obligations and benefit from the favorable Dutch tax environment. This ensures compliance and optimizes the tax efficiency of their international operations.

I Paesi Bassi si sono affermati come una giurisdizione favorevole per le società multinazionali grazie al loro solido regime fiscale e alla vasta rete di trattati fiscali. Uno degli aspetti cruciali di questo regime è la gestione e la tassazione delle royalties, specialmente quelle pagate a e da società sussidiarie.

Questo articolo fornisce una panoramica dettagliata su come le royalties sono gestite e tassate nei Paesi Bassi, sia a livello nazionale che internazionale, e delinea la documentazione necessaria per provare la provenienza e l’efficacia di queste transazioni.

Tassazione delle royalties nei Paesi Bassi

Royalties nazionali

Le royalties pagate da società olandesi ad altre entità olandesi generalmente non sono soggette a ritenuta alla fonte. Tuttavia, il reddito percepito come royalties è soggetto all’imposta sul reddito delle società alle aliquote standard, che sono del 19% sugli utili imponibili fino a 200.000 euro e del 25,8% per gli utili imponibili superiori a 200.000 euro a partire dal 2024.

Royalties internazionali

Dal 1° gennaio 2021, i Paesi Bassi hanno introdotto una ritenuta alla fonte sugli interessi e i pagamenti di royalties verso giurisdizioni a bassa tassazione e in situazioni abusive. Questa ritenuta mira a contrastare la pianificazione fiscale aggressiva e garantire una tassazione equa.

Caratteristiche chiave della ritenuta alla fonte

– Aliquota: L’aliquota della ritenuta è fissata al 21,7%, allineandosi all’aliquota principale dell’imposta sul reddito delle società. Tuttavia, questa aliquota può essere ridotta in base ai trattati fiscali applicabili.
– Ambito: La tassa si applica ai pagamenti infragruppo di interessi e royalties effettuati a società affiliate in giurisdizioni a bassa tassazione o giurisdizioni incluse nell’elenco UE delle giurisdizioni non cooperative.
– Giurisdizioni a bassa tassazione: Sono definite come giurisdizioni con un’aliquota statutaria dell’imposta sulle società inferiore al 9% o quelle incluse nell’elenco UE delle giurisdizioni non cooperative. L’elenco viene aggiornato annualmente.
– Norme anti-abuso: Si applicano specifiche norme anti-abuso per prevenire transazioni o strutture artificiali volte ad evitare la ritenuta. Le transazioni prive di sostanza economica o motivazioni commerciali sono oggetto di esame.

Requisiti di documentazione

Per garantire la conformità e comprovare la legittimità dei pagamenti di royalties, le società olandesi devono mantenere una documentazione completa.

Di solito sono richiesti i seguenti documenti:

Prova della provenienza

1. Accordi di royalties: Contratti dettagliati che delineano termini, condizioni e natura dei pagamenti di royalties.
2. Fatture e registri di pagamento: Documentazione dei pagamenti effettivi, inclusi date, importi e dettagli del destinatario.
3. Documentazione sui prezzi di trasferimento: Prova che i pagamenti di royalties sono a condizioni di mercato, in linea con le Linee Guida OCSE sui Prezzi di Trasferimento.

Prova dell’efficacia

1. Requisiti di sostanza: Per le società di finanziamento e licenze infragruppo, devono essere soddisfatti ulteriori requisiti di sostanza, tra cui:
– Un costo salariale annuo di almeno 100.000 euro relativo alle attività di finanziamento e/o licenze.
– Disponibilità di uno spazio ufficio per almeno 24 mesi, che deve essere effettivamente utilizzato nelle operazioni della società.
2. Prova dell’attività economica: Documentazione che dimostri che la società svolge reali attività economiche, come piani aziendali, registri operativi e contratti di assunzione del personale.
3. Certificati di residenza fiscale: Certificati che attestano la residenza fiscale della società destinataria, specialmente se quest’ultima si trova in una giurisdizione con cui i Paesi Bassi hanno un trattato fiscale.

Conformità e rendicontazione

Il soggetto che paga le royalties agisce come sostituto d’imposta e è responsabile della ritenuta al momento del pagamento o quando le royalties sono considerate pagate (ad es. il 31 dicembre per le royalties maturate).

L’inosservanza può comportare sanzioni amministrative.

Conclusione

I Paesi Bassi offrono un regime strutturato e trasparente per la gestione e la tassazione delle royalties, sia a livello nazionale che internazionale. Aderendo ai requisiti di documentazione delineati e comprendendo le aliquote fiscali applicabili e le norme anti-abuso, le società possono gestire efficacemente i loro obblighi fiscali e beneficiare del favorevole ambiente fiscale olandese.

Ciò garantisce la conformità e ottimizza l’efficienza fiscale delle loro operazioni internazionali.

Nederland heeft zich gevestigd als een gunstige jurisdictie voor multinationale ondernemingen dankzij het robuuste belastingstelsel en het uitgebreide netwerk van belastingverdragen. Een van de cruciale aspecten van dit stelsel is de behandeling en belasting van royalty’s, vooral die betaald aan en van dochterondernemingen.

Dit artikel geeft een gedetailleerd overzicht van hoe royalty’s in Nederland worden behandeld en belast, zowel nationaal als internationaal, en schetst de benodigde documentatie om de herkomst en effectiviteit van deze transacties aan te tonen.

Belasting van royalty’s in Nederland

Binnenlandse royalty’s

Over royalty’s die door Nederlandse bedrijven aan andere Nederlandse entiteiten worden betaald, wordt doorgaans geen bronbelasting geheven. Het als royalty’s ontvangen inkomen is echter onderworpen aan de vennootschapsbelasting tegen de standaardtarieven, die vanaf 2024 19% bedragen over de belastbare winst tot € 200.000 en 25,8% over de belastbare winst boven € 200.000.

Internationale royalty’s

Vanaf 1 januari 2021 hebben de Nederlandse een bronbelasting ingevoerd op rente- en royaltybetalingen aan laagbelastende jurisdicties en in misbruiksituaties. Deze bronbelasting is bedoeld om agressieve belastingplanning tegen te gaan en een eerlijke belastingheffing te waarborgen.

Belangrijkste kenmerken van de bronbelasting

– Tarief: Het tarief van de bronbelasting is vastgesteld op 21,7%, in lijn met het toptarief voor de vennootschapsbelasting. Dit tarief kan echter worden verlaagd op basis van toepasselijke belastingverdragen.
– Reikwijdte: De belasting is van toepassing op intragroepsrente- en royaltybetalingen aan gelieerde ondernemingen in laagbelastende jurisdicties of jurisdicties die door de EU als niet-meewerkend zijn aangemerkt.
– Laagbelastende jurisdicties: Dit zijn jurisdicties met een wettelijk vennootschapsbelastingtarief van minder dan 9% of die zijn opgenomen op de EU-lijst van niet-meewerkende jurisdicties. De lijst wordt jaarlijks bijgewerkt.
– Anti-misbruikregels: Er gelden specifieke anti-misbruikregels om kunstmatige transacties of structuren te voorkomen die zijn opgezet om de bronbelasting te omzeilen. Transacties zonder economische realiteit of bedrijfsmotieven worden nader bekeken.

Documentatievereisten

Om naleving te waarborgen en de legitimiteit van royalty betalingen te onderbouwen, moeten Nederlandse bedrijven uitgebreide documentatie bijhouden. Doorgaans zijn de volgende documenten vereist:

Bewijs van herkomst

1. Royaltyovereenkomsten: Gedetailleerde contracten met daarin de voorwaarden, bepalingen en aard van de royaltybetalingen.
2. Facturen en betalingsoverzichten: Documentatie van de daadwerkelijk verrichte betalingen, inclusief data, bedragen en gegevens van de ontvanger.
3. Documentatie over verrekenprijzen: Bewijs dat de royaltybetalingen op zakelijke grondslag zijn verricht, in overeenstemming met de OESO-richtlijnen voor verrekenprijzen.

Bewijs van effectiviteit

1. Substance-eisen: Voor intragroepsfinancierings- en licentieondernemingen moeten aanvullende substance-eisen worden vervuld, waaronder:
– Een jaarlijkse loonkostenpost van minimaal € 100.000 gerelateerd aan de financierings- en/of licentieactiviteiten.
– Beschikbaarheid van kantoorruimte gedurende minimaal 24 maanden, die actief moet worden gebruikt voor de bedrijfsactiviteiten.
2. Bewijs van economische activiteit: Documentatie waaruit blijkt dat de onderneming daadwerkelijke economische activiteiten verricht, zoals bedrijfsplannen, operationele verslagen en arbeidsovereenkomsten van personeel.
3. Certificaten van fiscale woonplaats: Certificaten waaruit de fiscale woonplaats van de ontvangende onderneming blijkt, vooral als de ontvanger gevestigd is in een jurisdictie waarmee Nederland een belastingverdrag heeft.

Naleving en rapportage

De betaler van de royalty’s treedt op als inhoudingsplichtige en is verantwoordelijk voor de inhouding van de belasting op het moment van betaling of wanneer de royalty’s geacht worden te zijn betaald (bijv. 31 december voor opgeboekte royalty’s). Niet-naleving kan leiden tot administratieve boetes.

Conclusie

Nederland biedt een gestructureerd en transparant stelsel voor de behandeling en belasting van royalty’s, zowel nationaal als internationaal.

Door de geschetste documentatievereisten na te leven en de toepasselijke belastingtarieven en anti-misbruikregels te begrijpen, kunnen bedrijven hun belastingverplichtingen effectief beheren en profiteren van het gunstige Nederlandse belastingklimaat.

Dit waarborgt naleving en optimaliseert de belastingefficiëntie van hun internationale activiteiten.