Understanding AML Regulation in Europe: A Guide for SMEs

Anti-Money Laundering (AML) regulation refers to a set of laws, regulations, and procedures designed to prevent criminals from disguising illegally obtained funds as legitimate income. In Europe, AML regulations are part of a broader effort to combat financial crimes, including money laundering and terrorist financing.

The European Union (EU) has been progressively tightening its AML framework to ensure a consistent and robust approach across all member states.

How Does AML Regulation Work?

The EU’s AML framework is built on several key components:

1. Single AML Rulebook: The new AML Regulation introduces a harmonized rulebook that applies directly to financial and selected other firms throughout the EU. This eliminates the need for transposition into national law, thereby reducing variability in AML rules across different EU countries.

2. Beneficial Ownership: The regulation requires firms to identify and verify the beneficial owners of companies, trusts, and other entities. The beneficial ownership threshold is set at 25%, but it can be as low as 15% for high-risk sectors.

3. Enhanced Due Diligence: Firms must apply enhanced due diligence measures for high-risk customers, such as those applying for “Golden Passports” or high-net-worth individuals (HNWIs) involved in wealth management services exceeding EUR 5 million.

4. Customer Data Updates: Firms are required to update customer identity records at least every five years, and annually for high-risk customers. This necessitates significant investment in know-your-customer (KYC) systems and automated processes to manage the increased workload.

5. Risk Assessments: Firms must conduct comprehensive risk assessments considering various factors such as activity, products, transactions, delivery channels, customers, and geography. This may require upgrades to internal data systems to ensure the necessary information is available.

6. AML Authority (AMLA): The newly established AMLA will serve as both a regulator and supervisor, prescribing details of the new AML rulebook via guidelines and technical standards. AMLA will also oversee national supervisory authorities, ensuring consistent application of AML regulations across the EU.

What SMEs Need to Do

For small and medium-sized enterprises (SMEs), complying with the new AML regulations involves several critical steps:

1. Understand the Regulations: SMEs must familiarize themselves with the new AML rulebook and understand how it applies to their specific business operations. This includes knowing the thresholds for beneficial ownership and the requirements for enhanced due diligence.

2. Implement KYC Procedures: SMEs need to establish robust KYC procedures to verify the identity of their customers and beneficial owners. This includes regular updates to customer data and enhanced due diligence for high-risk customers.

3. Conduct Risk Assessments: SMEs must perform thorough risk assessments to identify potential money laundering and terrorist financing risks. This involves evaluating various risk factors and ensuring that internal data systems are capable of supporting these assessments.

4. Leverage Technology: Utilizing advanced technology platforms that allow for custom compliance rules can significantly enhance an SME’s ability to meet AML requirements. Custom rule-building enables businesses to tailor their compliance processes to their unique needs, ensuring more effective monitoring and reporting.

5. Report Suspicious Transactions: SMEs must be vigilant in monitoring transactions and report any suspicious activities to the relevant authorities. This includes adhering to the new cash transaction limits, which require reporting any cash transaction over €10,000.

6. Stay Informed: The regulatory landscape is continually evolving, and SMEs must stay informed about any updates or changes to AML regulations. This includes keeping abreast of new directives and guidelines issued by the EU and AMLA.

Conclusion

The new AML regulations in Europe represent a significant step towards a more transparent and secure financial system. For SMEs, compliance with these regulations is not just a legal obligation but also a crucial part of building trust and integrity in their business operations.

By understanding the requirements, implementing robust compliance measures, and leveraging technology, SMEs can effectively navigate the complexities of the new AML framework and contribute to the broader effort to combat financial crime.

For more information on how to comply with the new AML regulations, SMEs can contact Advis and Co. for expert guidance and support.

La normativa antiriciclaggio (AML) si riferisce a un insieme di leggi, regolamenti e procedure progettati per impedire ai criminali di mascherare fondi ottenuti illegalmente come reddito legittimo.

In Europa, le normative AML fanno parte di uno sforzo più ampio per combattere i reati finanziari, inclusi riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo.

L’Unione Europea (UE) ha progressivamente inasprito il suo quadro normativo AML per garantire un approccio coerente e robusto in tutti gli stati membri.

Come funziona la normativa AML?

Il quadro AML dell’UE si basa su diverse componenti chiave:

1. Regolamento unico AML: Il nuovo regolamento AML introduce un corpus normativo armonizzato che si applica direttamente a istituzioni finanziarie e ad altre società selezionate in tutta l’UE. Ciò elimina la necessità di recepimento nel diritto nazionale, riducendo così la variabilità delle norme AML nei diversi paesi dell’UE.

2. Proprietà effettiva: Il regolamento richiede alle società di identificare e verificare i proprietari effettivi di società, trust e altre entità. La soglia di proprietà effettiva è fissata al 25%, ma può scendere al 15% per i settori ad alto rischio.

3. Due diligence rafforzata: Le società devono applicare misure di due diligence rafforzate per i clienti ad alto rischio, come coloro che richiedono “passaporti dorati” o persone fisiche di alto patrimonio netto (HNWI) coinvolte in servizi di gestione patrimoniale superiori a 5 milioni di euro.

4. Aggiornamento dei dati dei clienti: Le società sono tenute ad aggiornare i dati identificativi dei clienti almeno ogni cinque anni e annualmente per i clienti ad alto rischio. Ciò richiede investimenti significativi in sistemi di know-your-customer (KYC) e processi automatizzati per gestire il maggior carico di lavoro.

5. Valutazioni del rischio: Le società devono condurre valutazioni del rischio complete considerando vari fattori come attività, prodotti, transazioni, canali di erogazione, clienti e geografia. Questo potrebbe richiedere l’aggiornamento dei sistemi di dati interni per garantire la disponibilità delle informazioni necessarie.

6. Autorità AML (AMLA): La nuova AMLA istituita svolgerà sia funzioni di regolamentazione che di supervisione, prescrivendo i dettagli del nuovo regolamento AML attraverso linee guida e standard tecnici. L’AMLA supervisionerà anche le autorità di vigilanza nazionali, garantendo un’applicazione coerente delle normative AML in tutta l’UE.

Cosa devono fare le PMI

Per le piccole e medie imprese (PMI), conformarsi alle nuove normative AML comporta diversi passaggi cruciali:

1. Comprendere le normative: Le PMI devono familiarizzare con il nuovo regolamento AML e comprendere come si applica alle loro specifiche operazioni aziendali. Ciò include conoscere le soglie per la proprietà effettiva e i requisiti per la due diligence rafforzata.

2. Implementare procedure KYC: Le PMI devono stabilire solide procedure KYC per verificare l’identità dei loro clienti e dei proprietari effettivi. Ciò include aggiornamenti regolari dei dati dei clienti e due diligence rafforzata per i clienti ad alto rischio.

3. Condurre valutazioni del rischio: Le PMI devono eseguire valutazioni del rischio approfondite per identificare potenziali rischi di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo. Ciò comporta la valutazione di vari fattori di rischio e garantire che i sistemi di dati interni siano in grado di supportare queste valutazioni.

4. Sfruttare la tecnologia: L’utilizzo di piattaforme tecnologiche avanzate che consentono regole di conformità personalizzate può migliorare significativamente la capacità di una PMI di soddisfare i requisiti AML. La creazione di regole personalizzate consente alle aziende di adattare i propri processi di conformità alle proprie esigenze specifiche, garantendo un monitoraggio e una segnalazione più efficaci.

5. Segnalare transazioni sospette: Le PMI devono essere vigili nel monitorare le transazioni e segnalare qualsiasi attività sospetta alle autorità competenti. Ciò include l’adesione ai nuovi limiti per le transazioni in contanti, che richiedono la segnalazione di qualsiasi transazione in contanti superiore a 10.000 euro.

6. Rimanere informati: Il panorama normativo è in continua evoluzione e le PMI devono rimanere informate su eventuali aggiornamenti o modifiche alle normative AML. Ciò include rimanere al passo con le nuove direttive e linee guida emanate dall’UE e dall’AMLA.

Conclusione

Le nuove normative AML in Europa rappresentano un passo significativo verso un sistema finanziario più trasparente e sicuro. Per le PMI, la conformità a queste normative non è solo un obbligo legale, ma anche una parte cruciale per costruire fiducia e integrità nelle loro operazioni aziendali.

Comprendendo i requisiti, implementando solide misure di conformità e sfruttando la tecnologia, le PMI possono efficacemente navigare nelle complessità del nuovo quadro normativo AML e contribuire allo sforzo più ampio di combattere la criminalità finanziaria.

Per maggiori informazioni su come conformarsi alle nuove normative AML, le PMI possono contattare Advis and Co. per una guida e un supporto esperti.

Anti-Money Laundering (AML) regelgeving verwijst naar een reeks wetten, regels en procedures die zijn ontworpen om te voorkomen dat criminelen illegaal verkregen fondsen vermommen als legitiem inkomen.

In Europa maken AML-regels deel uit van een breder streven om financiële misdrijven, waaronder witwassen van geld en financiering van terrorisme, te bestrijden.

De Europese Unie (EU) heeft haar AML-kader geleidelijk aangescherpt om een consistente en robuuste aanpak in alle lidstaten te waarborgen.

Hoe werkt AML-regelgeving?

Het AML-kader van de EU is opgebouwd uit verschillende belangrijke componenten:

1. Uniform AML-regelboek: De nieuwe AML-verordening introduceert een geharmoniseerd regelboek dat rechtstreeks van toepassing is op financiële en geselecteerde andere bedrijven in de hele EU. Dit elimineert de noodzaak van omzetting in nationaal recht, waardoor de variabiliteit in AML-regels tussen verschillende EU-landen wordt verminderd.

2. Uiteindelijke belanghebbenden: De regelgeving vereist dat bedrijven de uiteindelijke belanghebbenden van bedrijven, trusts en andere entiteiten identificeren en verifiëren. De drempel voor uiteindelijke belanghebbenden is vastgesteld op 25%, maar kan zo laag zijn als 15% voor hoogrisicosectoren.

3. Versterkte due diligence: Bedrijven moeten versterkte due diligence-maatregelen toepassen voor hoogrisicoklanten, zoals degenen die aanvragen voor “Gouden Paspoorten” of vermogende particulieren (HNWIs) die betrokken zijn bij vermogensbeheer diensten van meer dan EUR 5 miljoen.

4. Updates van klantgegevens: Bedrijven zijn verplicht om klantidentiteitsgegevens minstens elke vijf jaar bij te werken, en jaarlijks voor hoogrisicoklanten. Dit vereist aanzienlijke investeringen in know-your-customer (KYC) systemen en geautomatiseerde processen om de toegenomen werklast te beheren.

5. Risicobeoordelingen: Bedrijven moeten uitgebreide risicobeoordelingen uitvoeren waarbij verschillende factoren in overweging worden genomen, zoals activiteiten, producten, transacties, distributiekanalen, klanten en geografie. Dit kan upgrades van interne datasystemen vereisen om ervoor te zorgen dat de benodigde informatie beschikbaar is.

6. AML-autoriteit (AMLA): De nieuw opgerichte AMLA zal zowel als regelgever als toezichthouder fungeren en details van het nieuwe AML-regelboek voorschrijven via richtlijnen en technische normen. AMLA zal ook toezicht houden op nationale toezichthoudende autoriteiten om een consistente toepassing van AML-regelgeving in de hele EU te waarborgen.

Wat moeten KMO’s doen?

Voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) omvat naleving van de nieuwe AML-regelgeving verschillende cruciale stappen:

1. Begrijp de regelgeving: KMO’s moeten zich vertrouwd maken met het nieuwe AML-regelboek en begrijpen hoe dit van toepassing is op hun specifieke bedrijfsactiviteiten. Dit omvat het kennen van de drempels voor uiteindelijke belanghebbenden en de vereisten voor versterkte due diligence.

2. Implementeer KYC-procedures: KMO’s moeten robuuste KYC-procedures opzetten om de identiteit van hun klanten en uiteindelijke belanghebbenden te verifiëren. Dit omvat regelmatige updates van klantgegevens en versterkte due diligence voor hoogrisicoklanten.

3. Voer risicobeoordelingen uit: KMO’s moeten grondige risicobeoordelingen uitvoeren om potentiële risico’s van witwassen van geld en financiering van terrorisme te identificeren. Dit omvat het evalueren van verschillende risicofactoren en ervoor zorgen dat interne datasystemen in staat zijn om deze beoordelingen te ondersteunen.

4. Maak gebruik van technologie: Het gebruik van geavanceerde technologieplatforms die aangepaste nalevingsregels mogelijk maken, kan de mogelijkheid van een KMO om aan AML-vereisten te voldoen aanzienlijk verbeteren. Aangepaste regelopbouw stelt bedrijven in staat om hun nalevingsprocessen af te stemmen op hun unieke behoeften, wat zorgt voor effectiever toezicht en rapportage.

5. Rapporteer verdachte transacties: KMO’s moeten waakzaam zijn bij het monitoren van transacties en verdachte activiteiten rapporteren aan de relevante autoriteiten. Dit omvat het naleven van de nieuwe limieten voor contante transacties, die vereisen dat elke contante transactie van meer dan €10.000 wordt gerapporteerd.

6. Blijf geïnformeerd: Het regelgevingslandschap evolueert voortdurend en KMO’s moeten op de hoogte blijven van eventuele updates of wijzigingen in AML-regelgeving. Dit omvat het bijhouden van nieuwe richtlijnen en richtlijnen die zijn uitgegeven door de EU en AMLA.

Conclusie

De nieuwe AML-regelgeving in Europa vertegenwoordigt een belangrijke stap naar een transparanter en veiliger financieel systeem. Voor KMO’s is naleving van deze regelgeving niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een cruciaal onderdeel van het opbouwen van vertrouwen en integriteit in hun bedrijfsactiviteiten.

Door de vereisten te begrijpen, robuuste nalevingsmaatregelen te implementeren en gebruik te maken van technologie, kunnen KMO’s effectief navigeren door de complexiteit van het nieuwe AML-kader en bijdragen aan de bredere inspanning om financiële criminaliteit te bestrijden.

Voor meer informatie over hoe u kunt voldoen aan de nieuwe AML-regelgeving, kunnen KMO’s contact opnemen met Advis and Co. voor deskundige begeleiding en ondersteuning.